Video Conference 

คือ ระบบการติดต่อสื่อสารชนิดหนึ่ง ที่สามารถรับ-ส่งข้อมูลภาพ (ผู้ร่วมประชุมและเอกสารที่นำเสนอ) และข้อมูลเสียง ระหว่างจุดต่อจุดหรือจุดต่อหลายๆ จุดโดยผ่านระบบสื่อสาร IP (ไอพี) หรือ ISDN (ไอเอสดีเอ็น) เป็นลักษณะของการโต้ตอบซึ่งกันและกันแบบสองทางหรือพูดง่ายๆ ก็คือระบบประชุมทางไกลที่ผสมผสานระหว่างภาพ ข้อมูล และเสียง ให้เปรียบเสมือนมีการประชุมอยู่ในห้องเดียวกัน โดยไม่ต้องเดินทางเข้ามาประชุมในสถานที่จริง ถือเป็นความสะดวกสบายที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการประชุมมากขึ้น

การประชุมทางไกล หรือ Video Conference  เกิดจากการแก้ไขปัญหาการเดินทางสำหรับการประชุม ด้วยการพัฒนาเทคโนโลยีการสื่อสารและระบบโสตทัศน ทำให้สามารถเชื่อมต่อการสื่อสารได้ง่ายเพียงปลายนิ้ว เปลี่ยนอดีตที่ต้องเดินทางมาพบหน้าสู่การแลกเปลี่ยนความเห็นผ่านหน้าจอ อย่างไรก็ตาม Video Conferenceในระยะแรกยังไม่ได้รับความนิยมเท่าที่ควร การประชุมในประเด็นสำคัญอย่างข้อตกลงทางธุรกิจ การค้าหรือการประชุมระดับประเทศ ยังมีความต้องการประชุมแบบต่อหน้าอยู่ เนื่องจากเทคโนโลยีในระยะแรก ยังไม่สามารถรองรับการติดต่อสื่อสารทางไกลได้ดี ทั้งสัญญาณอินเทอร์เน็ตและอุปกรณ์โสตทัศนที่ยังไม่พร้อม ด้วยเหตุนี้ทำให้ Video Conferenceยังไม่ได้รับความนิยมเท่าไรนัก

ในปัจจุบันทุกอย่างกำลังเปลี่ยนไปเมื่อเทคโนโลยีพัฒนามากขึ้น ระบบโสตทัศนรองรับการเชื่อมต่อเสถียรอย่างมีประสิทธิภาพ การประชุมแบบ Video Conferenceก็เปลี่ยนแปลงไปเช่นเดียวกัน

ทำไม Video conferenceจึงกลายเป็นเรื่องปกติในอนาคตอันใกล้

การประชุมแบบ Video conferenceมีแนวโน้มที่จะกลายเป็นเรื่องปกติมากขึ้นในอนาคต ด้วยปัจจัยต่างๆเหล่านี้

ประหยัดเวลาและสะดวกรวดเร็ว

การประชุมแบบ Video conference มีข้อดีตรงที่ประหยัดเวลา ช่วยให้การดำเนินงานหรือธุรกิจเป็นไปได้อย่างรวดเร็วมากยิ่งขึ้น สามารถเชื่อมต่อข้อมูลได้โดยไม่จำกัดพรมแดน นอกเหนือจากประหยัดเวลาแล้ว ในกรณีที่การประชุมเป็นเรื่องสำคัญที่ต้องการตัดสินใจอย่างเร่งด่วน Video conference ยังสามารถตอบสนองต่อสถานการณ์ได้เร็ว ทำให้สามารถแก้ปัญหาที่เกิดได้อย่างทันท้วงที

ประสิทธิภาพในการส่งต่อข้อมูล

ในอนาคตการประชุมจำเป็นต้องส่งผ่านข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์มากขึ้น เอกสารประเภทกระดาษมีแนวโน้มถูกใช้น้อยลง ดังนั้นการประชุมแบบ Video conference ที่สามารถเชื่อมต่อการสื่อสาร และข้อมูลแบบออนไลน์ได้ จะทำให้ส่งต่อข้อมูลมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น และการประชุมแบบต่อหน้าจะลดน้อยลง เนื่องจากไม่มีความจำเป็นต้องใช้เอกสารประเภทกระดาษ เพราะข้อมูลสามารถส่งผ่านได้อิเล็กทรอนิกส์ได้เช่นเดียวกัน อีกทั้งข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ยังสามารถปรับแก้ได้อย่างทันท้วงที ทำให้ประหยัดเวลาในการประชุมอีกด้วย

ความเปลี่ยนแปลงหลังจากเกิดวิกฤต Covid-19

หลังจากเกิดวิฤกต Covid-19 มีแนวโน้มในการเกิด New Normal ของสังคม ทั้งการเว้นระยะห่าง การงดรวมตัวของคนจำนวนมาก ทำให้การประชุมได้รับผลกระทบ ดังนั้นทางแก้ไขของปัญหาที่มีประสิทธิภาพคือ Video conference ในอนาคตหากพฤติกรรมมนุษย์เริ่มปรับสู่การเว้นระยะห่างมากขึ้น

สรุป

Video conference จากสิ่งใหม่จะกลายเป็นเรื่องปกติในอนาคต จากการพัฒนาของเทคโนโลยีและระบบโสตทัศนที่สามารถรองรับการสื่อสารข้อมูลทางไกลไร้พรมแดน อีกทั้งพฤตกรรมของมนุษย์ที่มีแนวโน้มเปลี่ยนแปลงในอนาคตจึงมีโอกาสที่ Video conferenceจะกลายเป็นเรื่องปกติในอนาคตอันใกล้

สำหรับผู้ประกอบการหรือองค์กรไหนที่มีโครงการพัฒนาห้องประชุม ระบบ Video conferenceเป็นอีกหนึ่งสิ่งที่ควรค่าแก่การลงทุนในระยะยาว นอกจากจะเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานและเพิ่มความทันสมัยให้กับองค์กรแล้ว ระบบดังกล่าวยังสามารถใช้งานได้ในระยะยาวคุ้มค่ากับการลงทุน

แปลโดย : kirz.com